In deze reeks van 5 blogs nemen wij jou mee op het ritme van :
‘PULSE, The Human side of Ambition’.

Anders gezegd: ‘Jij kan het zelf wel willen, maar daarom gebeurt het nog niet!’.
Hoe gaat jouw team van een 6 naar een 8? Of naar een 9 op 10?
Deze vijf inzichten garanderen jouw resultaat!

zie ook Power up • Unify • Let go • Show it • Embrace, Enjoy, Excite

UNIFY: 'Kan het team dit?' (2/5)

Het perspectief is lonkend, iedereen is gemotiveerd. Maar kan je dit wel aan?
Deel twee gaat over de noodzakelijke structuur en organisatie: Unify.

‘Hoe komt het toch dat er zoveel van onze goede voornemens, onze goede plannen nooit de eindstreep halen? Waarom struikelen we toch elke keer onderweg? Ondanks de aanwezigheid van een top team winnen we vaak de wedstrijd niet.

1. Waarom structuur?

Het antwoord is eigenlijk heel simpel: we missen de structuur om succesvol ons plan tot een goed einde te brengen! Het team is er wel, maar de rolverdeling is vaak niet duidelijk. Niet iedereen weet wat er gedaan moet worden of wat de individuele rol binnen het team is. Niet iedereen voelt de urgentie om de eindstreep te halen. Volgens onderzoek van Benchmarking Partners haalt 70% van projecten de eindstreep niet, en komt dit in 82% van de gevallen door de weerstand van de medewerkers. Zonderhelderheid krijgen we geen voortgang!

Maar wel structuur die steunend is in plaats van dirigerend. Geen ‘command & control’, maar ‘sense & respond’, want de nadruk moet liggen op continue en snelle veranderingen. Vrijheid in gebondenheid dus, dat creëert verantwoordelijkheid en vertrouwen. Ongebreidelde vrijheid voert tot chaos, gebreidelde vrijheid tot orde. Gebonden vrijheid leidt tot rust en vrede. Ongebonden vrijheid daarentegen leidt tot onrust en onvrede, cynisme en pantsering. Gerichte vrijheid maakt gelukkig, ongerichte ongelukkig.

Bij vrijheid in gebondenheid kan een team makkelijker innoveren en beter de aanwezige creativiteit gebruiken. Onderzoek laat zien dat organisaties die duidelijk en consistent zijn over het doel en de structuur van de organisatie hun teams inspireren en motiveren tot betere prestaties.

2. Spelregels

Naast dit lonkend perspectief moeten ook ‘de spelregels’ voor elk teamlid duidelijk zijn. Iedereen moet weten wat de te nemen stappen zijn, wat binnen elke stap van de verschillende mensen wordt verwacht en wanneer wat opgeleverd moet worden. Tijdens dit proces is het van groot belang dat het team zowel de eigen teamleden alsook de rest van de organisatie meeneemt in de groei en de ontwikkeling. Maar dan nog: een goed voornemen is nog geen realiteit!

Er is altijd nog een extra uitdaging! Alle teamleden kunnen zich niet beperken tot hun verantwoordelijkheid binnen het project. Zij hebben ook nog de dagdagelijkse verantwoordelijkheden van de functie te vervullen. Immers, het deelnemen in een verbeterproject is altijd on-top-of de ‘normale’ taak die men heeft. Hierdoor ontstaat dan altijd druk, tijdsdruk en prestatiedruk. Ben je net lekker met jouw project bezig, neemt jouw rechterhand ontslag, staat jouw salestarget onder druk, valt het seizoen tegen of hebben we software-problemen. Op dat moment is het dus van wezenlijk belang hoe we met deze druk omgaan.

Deze situatie is goed te vergelijken met de amateursporter die met zijn team naar de olympische spelen wil. Met de deelname aan de Spelen als het lonkend perspectief. Vervolgens maken we afspraken wat we ter voorbereiding daarvoor moeten doen: wat onze individuele ontwikkeling moet zijn, hoe we individueel trainen en hoe we samen trainen, het dieet, wat de teamontwikkeling moet zijn, welke barrières moeten worden genomen (Olympische Test Toernooien) en welke funding (sponsoren) moeten worden geregeld. En: hebben we wel de juiste teamsamenstelling om ons doel te bereiken?  Is de juiste chemie aanwezig om te excelleren?  Vervolgens komt er heel veel afleiding in de vorm van je baan, je gezin, je gezondheid en noem maar op. Al deze zaken leiden af van het afgesproken pad om het lonkend perspectief ‘deelname aan de Spelen’ te behalen.

3. De juiste spelers op het veld

Vervolgens is het van groot belang dat we binnen het team allemaal onze rol daadwerkelijk oppakken en handelen in het belang van datzelfde team. Daarvoor zullen we eerst moeten kijken hoe wij op dit moment als team functioneren en communiceren. We zullen niet alleen moeten kijken of de afgesproken regels duidelijk zijn en worden nageleefd, maar ook hoe het staat met de ongeschreven regels. Doen we echt alles wat we zeggen en zeggen we echt alles wat we doen? De cultuur binnen het team moet duidelijk zijn en constructief. We moeten ons veilig voelen binnen het team. Alleen dan kan ieder teamlid zich vrij uitspreken en kunnen we constructieve afspraken maken binnen het team. Maar nog belangrijker, alleen dan voelen we ons vrij om elkaar ook aan te spreken op de gemaakte afspraken!

In training voor de Olympische Spelen zullen wij als team in beweging moeten komen, maar wel in kleine stapjes. Immers na eerste training ga je nog niet meedoen aan het Olympisch Kwalificatie Toernooi. Nee, dat doe je pas in de laatste fase. Je bouwt het programma stap voor stap op. Op deze manier vergroot je de kans om het punt aan de horizon ook echt te halen!

Ook in ons eigen bedrijf, in onze eigen situatie, kunnen we deze aanpak 1-op-1 toepassen. Ook dan kunnen we ons lonkend perspectief behalen: onze Olympische droom verwezenlijken. One team; one dream!

Zeggen is goed, doen is beter. Laat je inspireren door deze werkvormen:

• RASCI:
  Maak een visuele weergave van wie Responsible en Accountable is, wie Support verleent en wie Consulted of Informed wordt.
• Teamcultuurmodel (van onze partner Firijn):
  Plak een matrix op de grond met de assen ‘relatiegericht vs. taakgericht’ en ‘intern vs. extern gericht’ en organiseer de discussie door plaats in te nemen in het kwadrant.
• Lencioni teamtest:
  Iedereen vult de Lencioni-vragenlijst in waardoor de krachten van het team middels een score zichtbaar zijn en bespreekbaar worden.

3 key take-aways van deze blog

1. Zonder helderheid in de structuur of het proces is er geen vooruitgang.
   Wie doet wat? Waar liggen mandaten en verantwoordelijkheden? Begrijpen we hoe ons  eigen proces werkt? Weten we wie ‘wat’ gaat doen? 
Hebben we dat goed georganiseerd?
2. Als team moet je communiceren: veel en vaak en zichtbaar.
   Als iedereen weet ‘wat’ ie kan of moet doen, dan nog draait de motor niet. ‘Hoe’ doe je dit dan! Werk je samen in de opgezette structuur, of naast elkaar?
3. Staan ook de juiste spelers op het veld, en weten die samen te spelen? Dan heb je Unify!
   Hier gebeurt een stukje magie en ontstaat chemie: op het kruispunt van de juiste structuur met de juiste mensen.